Weiterbildung –

Qualitätsmanagement-Beauftragte/r (QMB)

Für Zahnarztpraxen, die an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilnehmen, besteht seit 2004 die gesetzliche Pflicht zur Etablierung eines internen Qualitätsmanagementsystems. Diese Vorgabe basiert auf der vom Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) erlassenen QM-Richtlinie und betrifft nahezu alle zahnmedizinischen Einrichtungen in Deutschland.

Was viele zunächst als bürokratische Hürde betrachten, entpuppt sich in der Praxis als wertvolles Instrument zur Optimierung des zahnärztlichen Praxisalltags. Durch standardisierte Arbeitsabläufe, die konsequent vom gesamten Praxisteam umgesetzt werden, verringern sich potenzielle Fehlerquellen erheblich. Gleichzeitig profitieren neue Teammitglieder von transparenten Strukturen, die ihre Integration beschleunigen. Als ZFA bietet dir die Qualifizierung zur QMB zudem attraktive Chancen für deine berufliche Weiterentwicklung.

Die QMB-Weiterbildung ist ideal für ambitionierte Zahnmedizinische Fachangestellte, die ihre Kompetenzen im administrativen Bereich erweitern möchten. Wenn du analytisches Denken schätzt, Freude an strukturierter Arbeitsweise hast und gerne praxisinterne Abläufe optimierst, könnte diese Spezialisierung perfekt zu deinen Stärken passen. Als QMB wirst du Prozesse systematisch dokumentieren, regelmäßig evaluieren und kontinuierlich verbessern – eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit.

Die Fortbildungslandschaft bietet sowohl dentale Fachkurse, die spezifisch auf das zahnmedizinische Umfeld ausgerichtet sind, als auch breitere QM-Qualifikationen mit Gültigkeit über die Zahnmedizin hinaus. Während erstere unmittelbar anwendbares Wissen für deinen Praxisalltag vermitteln, eröffnen letztere zusätzliche berufliche Perspektiven im gesamten Gesundheitssektor. Detaillierte Informationen zu seriösen Fortbildungsanbietern haben wir am Ende dieses Beitrags für dich zusammengestellt.

Aufgaben als Qualitätsmanagement-Beauftragte/r

Stell dir eine Zahnarztpraxis ohne funktionierendes Qualitätsmanagementsystem vor: Jede ZFA führt Behandlungsunterstützung nach eigenen Vorstellungen durch, dokumentiert nach Belieben oder lässt es ganz bleiben. Hygienestandards werden unterschiedlich ausgelegt, Materialbestellungen erfolgen unkoordiniert, und im Notfall weiß niemand genau, wer wofür zuständig ist.

Die zahnmedizinische Versorgung in Deutschland folgt hohen Qualitätsstandards. Ein strukturiertes QM-System trägt dazu bei, dieses Niveau aufrechtzuerhalten und gleichzeitig den Praxisalltag zu erleichtern. Standardisierte Abläufe und Prozesse schaffen Sicherheit für alle Teammitglieder und stellen sicher, dass gesetzliche Vorschriften und Richtlinien eingehalten werden – von der korrekten Aufbereitung von Instrumenten bis hin zum funktionierenden Notfallmanagement.

Das Aufsetzen eines QM-Konzepts für eine Zahnarztpraxis ist zunächst mit erheblichem Aufwand verbunden. Es gibt verschiedene QM-Systeme mit unterschiedlichen Ansätzen, Grundsätzen und Umsetzungsstrategien. Für eine erfolgreiche Implementierung ist Expertenwissen unverzichtbar. Deshalb ist es sinnvoll, wenn eine speziell qualifizierte ZFA die Verantwortung für das Qualitätsmanagement übernimmt.

Mit der entsprechenden Fortbildung zur QMB erwirbst du das nötige Fachwissen, um in eurer Praxis zur zentralen Ansprechperson für alle QM-Fragen zu werden. Du erhältst einen eigenständigen Verantwortungsbereich und kannst zusätzliche Aufgaben im Backoffice übernehmen. In größeren Einrichtungen wie zahnmedizinischen MVZs oder Dentalkliniken werden sogar spezielle Voll- oder Teilzeitstellen im QM-Bereich ausgeschrieben – eine Option, falls du langfristig eine Alternative zum klassischen Behandlungsalltag suchst.

Um ein QM-System aufzubauen, analysierst du zunächst den Ist-Zustand und legst gemeinsam mit der Praxisleitung die QM-Ziele fest. Anschließend planst du konkrete Maßnahmen, erstellst Arbeitsanweisungen und organisierst Schulungen für das Team. Viele Praxen nutzen inzwischen spezielle QM-Software, die dir hilft, Checklisten und Vorlagen zu erstellen und das gesamte System digital zu dokumentieren.

Qualitätsmanagement besteht jedoch nicht nur aus der Dokumentation von Prozessen. Auch die Einführung regelmäßiger Teambesprechungen ist Teil eines funktionierenden QM-Konzepts. So förderst du ein besseres Teamgefühl, und Probleme können frühzeitig erkannt und gemeinsam gelöst werden. Ein weiterer spannender Aspekt sind Patientenbefragungen, die dabei helfen, die Patientenzufriedenheit zu verbessern und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Arbeitsorte

Als QMB mit zahnmedizinischem Hintergrund findest du typischerweise Beschäftigung in Zahnarztpraxen, zahnmedizinischen MVZs und Dentalkliniken. Darüber hinaus bieten sich weitere attraktive Tätigkeitsfelder:

• Zahnkliniken und universitäre zahnmedizinische Einrichtungen
• Fachpraxen für Kieferorthopädie, Implantologie oder Oralchirurgie
• Zahnärztekammern und Kassenzahnärztliche Vereinigungen (KZVs)
• Qualitätsmanagementabteilungen größerer Gesundheitseinrichtungen
• Beratungsunternehmen für dentales Qualitätsmanagement
• Dentale Verrechnungsstellen und Abrechnungszentren

Wenn du offen für Tätigkeiten außerhalb der Zahnmedizin bist, stehen dir auch andere Bereiche des Gesundheitswesens offen, in denen QM-Systeme etabliert werden müssen – von allgemeinmedizinischen Praxen über Krankenhäuser bis hin zu Pflegeeinrichtungen.

Eine weitere Option ist der Weg in die Selbstständigkeit als externe QM-Beraterin für Zahnarztpraxen. Viele Praxen nutzen externe Unterstützung bei der Einrichtung und Pflege ihres QM-Systems. Es gibt mittlerweile spezialisierte Beratungsfirmen, die regelmäßig qualifizierte ZFAs mit QM-Kenntnissen suchen.

Berufliche Chancen

Mit deiner Expertise als Qualitätsmanagementbeauftragte trägst du entscheidend zum Erfolg deiner Zahnarztpraxis bei – sowohl bei der internen Zusammenarbeit als auch bei der Optimierung aller Arbeitsabläufe entsprechend der QM-Richtlinie des G-BA. Du verfügst über spezifisches Fachwissen im Bereich Qualitätsmanagement, auf dem du in deiner weiteren Karriere aufbauen kannst.

Als QMB übernimmst du einen eigenständigen Verantwortungsbereich und hast die Möglichkeit, dich stärker im administrativen Bereich zu engagieren. Diese Qualifikation macht dich auch für Arbeitgeber jenseits der klassischen Zahnarztpraxis interessant (siehe Abschnitt „Arbeitsorte“) und eröffnet dir als ZFA neue berufliche Perspektiven.

In größeren Einrichtungen übernehmen QM-Beauftragte häufig auch die Leitung spezifischer QM-Projekte und arbeiten eng mit dem Management zusammen. Bei komplexeren Organisationsstrukturen, wie in Dentalkliniken oder zahnmedizinischen MVZs, gehören regelmäßige interne Audits, umfassende Dokumentationspflege und abteilungsübergreifendes Prozessmanagement zu deinen Aufgaben.

Als Erweiterung deiner QMB-Qualifikation kannst du zusätzlich eine Ausbildung zur internen Auditorin absolvieren. Dies berechtigt dich, eigenständig interne Audits durchzuführen. Eine noch weitergehende Spezialisierung ist die Qualifikation zur externen Auditorin, die häufig von Zertifizierungsunternehmen nachgefragt wird und mit der Planung, Durchführung und Nachbereitung externer Audits betraut ist.

Die Weiterbildung zur QMB fließt selbstverständlich auch in die Berechnung deines Gehalts ein. Für eine individuelle Einschätzung deiner Verdienstmöglichkeiten nutze unseren speziellen Gehaltsrechner für ZFA.

Voraussetzungen

Für die QMB-Weiterbildung gibt es in der Regel keine formalen Zulassungsvoraussetzungen. Die meisten Anbieter empfehlen jedoch eine abgeschlossene Berufsausbildung – idealerweise als ZFA – und praktische Berufserfahrung im zahnmedizinischen Bereich. Vorteilhaft sind zudem Vorkenntnisse und erste Erfahrungen im Qualitätsmanagement von Gesundheitseinrichtungen.

Grundsätzlich solltest du vor der Entscheidung für diese Weiterbildung reflektieren, ob du Interesse an organisatorischen Abläufen, an systematischer Dokumentation und an kontinuierlichen Verbesserungsprozessen hast. Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und strukturiertes Denken sind wichtige persönliche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Tätigkeit als QMB.

Fortbildungsablauf

Die meisten QMB-Weiterbildungen sind berufsbegleitend konzipiert. Die Anbieter bieten verschiedene Lernformate an – von Fernlehrgängen über Online-Kurse bis hin zu Präsenzveranstaltungen. Welches Format für dich am besten geeignet ist, hängt von deinen persönlichen Lernpräferenzen und deiner Zeiteinteilung ab.

Fernlehrgänge bieten maximale Flexibilität, da du weitgehend selbstbestimmt lernen kannst. Online-Kurse kombinieren oft selbstständiges Lernen mit virtuellen Gruppenveranstaltungen. Präsenzveranstaltungen erleichtern den direkten Austausch mit Dozenten und anderen Teilnehmern, erfordern jedoch feste Anwesenheitszeiten.

Fortbildungsinhalte

Bei der Auswahl eines geeigneten Kurses solltest du darauf achten, dass die Inhalte praxisnah und mit konkreten Beispielen aus dem zahnmedizinischen Alltag vermittelt werden. Durch praktische Übungen und strukturierte Checklisten werden theoretische Konzepte greifbarer und können direkt in deinen Praxisalltag übertragen werden.

Je nach gewähltem Anbieter werden entweder QM-Inhalte speziell für Zahnarztpraxen vermittelt oder es wird ein allgemeineres QM-Verständnis aufgebaut, das verschiedene Systeme und deren Anwendung umfasst.

Es existieren verschiedene Qualitätsmanagementsysteme im Gesundheitswesen. Das von der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und den KZVs entwickelte Z-PMS (Zahnärztliches Praxismanagementsystem) ist speziell auf die Anforderungen zahnmedizinischer Einrichtungen zugeschnitten. Die internationale Norm ISO 9001 hingegen definiert branchenübergreifende Standards und kann auch in Zahnarztpraxen implementiert werden.

Eine umfassende QMB-Weiterbildung sollte folgende Kerninhalte abdecken:

1. Gesetzliche Grundlagen und QM-Richtlinien in der Zahnmedizin
2. Grundlegende Konzepte und Prinzipien des Qualitätsmanagements
3. Die Rolle und Aufgaben der QMB in der Zahnarztpraxis
4. Festlegung und Weiterentwicklung von Qualitätszielen
5. Erstellung und Pflege eines QM-Handbuchs
6. Management von Dokumentenänderungen
7. Entwicklung von Arbeits- und Verfahrensanweisungen für zahnmedizinische Abläufe
8. Systematischer Umgang mit Risiken und Chancen
9. Durchführung interner Selbstbewertungen
10. Moderation von Teambesprechungen und Förderung der Teamentwicklung
11. Organisation, Durchführung und Auswertung interner Visitationen

Dauer

Die Dauer der QMB-Weiterbildung variiert je nach Anbieter und Lernformat erheblich – von kompakten Wochenendkursen über mehrwöchige Intensivformate bis hin zu umfassenden Fernlehrgängen mit einer Laufzeit von sechs Monaten oder mehr. Bei Fernlehrgängen wird typischerweise ein wöchentlicher Lernaufwand von etwa 5-8 Stunden veranschlagt.

Kurze, intensive Formate eignen sich eher für ZFAs, die bereits Vorkenntnisse im Qualitätsmanagement mitbringen und ihr Wissen auffrischen oder gezielt ergänzen möchten. Für einen umfassenden Einstieg in die Thematik sind längere, strukturierte Kurse empfehlenswert.

Informiere dich vor deiner Entscheidung beim jeweiligen Anbieter, welche spezifischen Kenntnisse in welcher Tiefe vermittelt werden, und reflektiere ehrlich dein vorhandenes QM-Wissen.

Kosten

Die Kosten für QMB-Weiterbildungen bewegen sich je nach Anbieter, Format und Umfang zwischen etwa 300 € für kompakte Kurse und bis zu 2.000 € für umfassende Lehrgänge mit zusätzlicher Zertifizierung (z.B. durch TÜV oder IHK).

Da ein funktionierendes QM-System für jede Zahnarztpraxis verpflichtend ist, kommt deine Weiterbildung direkt deinem Arbeitgeber zugute. Sprich daher vorab mit deiner Praxisleitung über eine mögliche Kostenübernahme oder -beteiligung. Viele Arbeitgeber unterstützen ihre ZFAs aktiv bei dieser sinnvollen Qualifizierung.

Neben der direkten Arbeitgeberförderung gibt es auch weitere Finanzierungsmöglichkeiten wie staatliche Bildungsprämien, Stipendien oder Bildungskredite. Einige Weiterbildungsanbieter ermöglichen zudem Ratenzahlungen, um die finanzielle Belastung zu verteilen.

Prüfung und Abschluss

Die meisten QMB-Weiterbildungen schließen mit einer schriftlichen Prüfung ab, in der dein erworbenes Wissen über Qualitätsmanagement getestet wird. In einigen Fällen ergänzt eine praktische Projektarbeit oder eine mündliche Prüfung die Leistungsbewertung.

Nach erfolgreichem Abschluss erhältst du – je nach Anbieter – eine Teilnahmebescheinigung oder ein Zertifikat, das dich als „Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB)“ ausweist. Besonders anerkannt sind Zertifikate, die von unabhängigen Instanzen wie dem TÜV, der IHK oder staatlich zugelassenen Fernlehrinstituten ausgestellt werden. Diese genießen auf dem Arbeitsmarkt einen höheren Stellenwert und erleichtern dir den beruflichen Aufstieg.

Achte bei der Kurswahl darauf, welche Art von Abschluss angeboten wird. Manche Anbieter stellen lediglich Teilnahmebestätigungen aus, während andere anerkannte Zertifikate vergeben, die dir den offiziellen Titel einer Qualitätsmanagementbeauftragten verleihen.

ZFA mal anders – Meinung

Die Weiterbildung zur Qualitätsmanagementbeauftragten bietet dir als ZFA eine hervorragende Möglichkeit, deinen Verantwortungsbereich zu erweitern und gleichzeitig einen wertvollen Beitrag zur Praxisorganisation zu leisten. In vielen Zahnarztpraxen wird QM immer noch als notwendiges Übel betrachtet – mit deiner Expertise kannst du zeigen, dass gut umgesetztes Qualitätsmanagement tatsächlich Zeit spart, Fehler reduziert und die Patientenzufriedenheit steigert.

Besonders wertvoll ist die QMB-Qualifikation, wenn du dich beruflich in Richtung Praxismanagement oder Praxisorganisation weiterentwickeln möchtest. Die erlernten Methoden und Prinzipien sind universell anwendbar und bilden eine solide Grundlage für weitere Karriereschritte.

Ein gut funktionierendes QM-System trägt wesentlich zur Patientensicherheit und zur Effizienz der Praxisabläufe bei. Als QMB sorgst du dafür, dass sich alle Teammitglieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, da standardisierte Prozesse Unsicherheiten beseitigen und Entscheidungswege vereinfachen.

Unser Tipp: Wenn du dich für diese Weiterbildung entscheidest, plane gleich von Anfang an, wie du das neu erworbene Wissen in deiner Praxis umsetzen kannst. Sprich mit deiner Praxisleitung über konkrete Projekte und den Zeitrahmen, der dir für QM-Aufgaben zur Verfügung stehen soll. Je klarer deine Rolle definiert ist, desto erfolgreicher wirst du als QMB sein.