Einarbeitung in der Zahnarztpraxis
Ein gelungener Einarbeitungsprozess für ZFAs und zahnmedizinische Teams

Der Start in einer neuen Zahnarztpraxis fühlt sich für viele ZFAs wie eine herausfordernde Bewährungsprobe an. Die Sorge, ob man die Probezeit erfolgreich meistert und wirklich Teil des Praxisteams wird, beschäftigt viele Berufseinsteiger. Dabei zeigt die Erfahrung: Eigentlich steht der Arbeitgeber auf dem Prüfstand. Denn Untersuchungen belegen, dass etwa 18% der neu eingestellten Mitarbeitenden innerhalb der ersten 100 Tage von sich aus kündigen (Quelle: Softgarden).

Studien bestätigen außerdem, dass Zahnarztpraxen und Arztpraxen generell mit einem durchdachten Einarbeitungskonzept deutlich engagiertere Teammitglieder haben und während der Probezeit erheblich weniger Abgänge verzeichnen.

Als Einarbeitung bezeichnet man den strukturierten Prozess, bei dem neue MitarbeiterInnen mit allen Aspekten ihres Arbeitsumfelds vertraut gemacht werden. Dabei geht es weit über die fachliche Einweisung hinaus – zentral ist die menschliche Einbindung ins Praxisteam, damit die neue ZFA sich schnell in ihrer Position zurechtfindet, kompetent im zahnärztlichen Alltag mitwirken kann und vor allem langfristig als zufriedenes Teammitglied der Zahnarztpraxis erhalten bleibt.

Hier sind einige Strategien für eine erfolgreiche Einarbeitung von neuen ZFAs in der Zahnarztpraxis:

Vertragsunterschrift – Der Grundstein für eine gelungene Einarbeitung

Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags beginnt für neue ZFAs die sogenannte Preboarding-Phase – der Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag. Gerade in dieser Phase kommt es häufig zu Absagen, wenn ein vermeintlich attraktiveres Angebot eingeht.

Lassen Sie frisch eingestellte ZFAs deshalb in diesem kritischen Zeitraum nicht im Ungewissen. Geben Sie einen konkreten Ausblick auf die nächsten Schritte vor dem ersten Arbeitstag. Halten Sie regelmäßigen Kontakt per E-Mail und teilen Sie relevante Informationen mit, etwa: Welche Praxiskleidung wird erwartet oder gestellt? Bei wem und wann sollte sich die neue ZFA am ersten Arbeitstag melden? Welche Unterlagen werden benötigt (z.B. für Abrechnungszwecke oder den Strahlenschutz)?

Ein kleines Willkommenspaket, das vorab versendet wird, kann ein wirkungsvolles Signal sein und hebt Ihre Zahnarztpraxis positiv von anderen potenziellen Arbeitgebern ab.

Versuchen Sie, die neuen Teammitglieder bereits vor dem ersten Arbeitstag sozial einzubinden. Wenn ein Praxisevent ansteht – sei es nur ein informelles Treffen nach Praxisschluss – laden Sie die neuen Kolleginnen und Kollegen dazu ein.

Benennen Sie eine feste Ansprechperson, an die sich die neue ZFA bei Fragen jederzeit wenden kann.

Ein “Onboarding-Buddy” als wertvolle Unterstützung

Gerade zu Beginn haben neue ZFAs zahlreiche Fragen zu den Praxisabläufen, den zahnmedizinischen Geräten, der Materiallogistik und vielem mehr. Nichts ist demotivierender, als wenn sich Neuankömmlinge in dieser sensiblen Phase alleingelassen fühlen. Ohne eine verlässliche Bezugsperson trauen sich viele nicht, alle Fragen zu stellen, fühlen sich unsichtbar und sind möglicherweise rasch überfordert.

Stellen Sie neuen ZFAs daher stets einen Onboarding-Buddy zur Seite. Idealerweise wählen Sie hierfür eine erfahrene Kollegin oder einen Kollegen, die/der schon länger in der Praxis tätig ist, die Abläufe kennt und die Geduld mitbringt, Fragen ausführlich zu beantworten. Ein solcher Pate fungiert als Vertrauensperson für Ihren Neuzugang und erleichtert das schnelle Einfinden in der oft komplexen Welt einer Zahnarztpraxis. Die Wertschätzung durch eine solche persönliche Betreuung ist nicht zu unterschätzen. Reservieren Sie für Pate und Neuling ausreichend gemeinsame Zeit, damit Einweisungen und Erklärungen ohne Hektik und Zeitdruck erfolgen können.

Checklisten und Arbeitsanweisungen schaffen Orientierung

Ein durchdachter Einarbeitungsplan mit allen relevanten Praxisabläufen, Aufgaben, Prozessen, Geräten und Informationen, die eine neue ZFA in Ihrer Praxis kennen sollte, bildet das Fundament für eine erfolgreiche fachliche Integration.

Definieren Sie konkrete Lernziele für die ersten Tage, Wochen und Monate für die neue ZFA. Dies verschafft beiden Seiten einen klaren Überblick und einen verbindlichen Fahrplan.

Wenn Sie bereits ein aktuelles Qualitätsmanagement-System implementiert haben, können Sie die darin enthaltenen Arbeitsanweisungen und Checklisten hervorragend in den Einarbeitungsplan integrieren. Neue Teammitglieder haben so die Möglichkeit, bei Unsicherheiten jederzeit in den Dokumenten nachzuschlagen.

Der Onboarding-Buddy steht begleitend zur Seite, um in die Praxissoftware, das Abrechnungssystem oder die zahnmedizinischen Geräte einzuführen und im hektischen Praxisalltag auftretende Fragen direkt zu klären.

Ergänzend bieten spezifische Schulungen – ob intern oder extern – tiefergehende Einblicke. Besonders bei ZFAs, die aus anderen Bereichen kommen oder nach längerer Pause in den Beruf zurückkehren, helfen gezielte Fortbildungen, um fehlendes Fachwissen zu vermitteln. Das bestehende Team wird dadurch bei der Wissensvermittlung entlastet.

So entsteht ein ganzheitliches Einarbeitungskonzept mit Übersichtlichkeit, Klarheit und Planbarkeit für alle Beteiligten. Ihre neuen ZFAs werden es mit hoher Motivation und schnellerer Integration in den zahnärztlichen Praxisalltag honorieren.

Vertrauensaufbau und Teamintegration gezielt fördern

Einer der häufigsten Gründe für einen Stellenwechsel bei ZFAs ist ein nicht harmonierendes Team. Daher sollten neue ZFAs so früh wie möglich in die Praxisgemeinschaft integriert werden. Wie bereits erwähnt, können Sie damit schon in der Preboarding-Phase beginnen und zu Teamveranstaltungen einladen.

Ermöglichen Sie Neulingen, das Team schrittweise kennenzulernen, beispielsweise durch gemeinsame Pausen mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen im Rotationsprinzip. Beim gemeinsamen Mittagessen oder einer Kaffeepause entsteht eine entspannte Atmosphäre, um sich ungezwungen kennenzulernen.

Vereinbaren Sie zwischen der neuen ZFA und der Praxisleitung regelmäßige kurze Gespräche. Diese 15-minütigen Meetings (etwa alle zwei Wochen) schaffen Raum für Austausch, gegenseitiges Kennenlernen und vermitteln das Gefühl, wahrgenommen zu werden. Auch hier punkten Sie wieder bei der Wertschätzung und bauen Vertrauen auf. Geben Sie konstruktives Feedback, damit die neue ZFA sich kontinuierlich verbessern kann. Würdigen Sie Fortschritte und fragen Sie aktiv nach Verbesserungsvorschlägen, um die Einarbeitungsprozesse stetig zu optimieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein gut konzipierter Einarbeitungsplan erleichtert sowohl Ihrem bestehenden Team als auch den neuen ZFAs den Start und legt den Grundstein für eine langfristige und zufriedenstellende Zusammenarbeit in Ihrer Zahnarztpraxis.