Quereinsteiger in der Zahnarztpraxis
5 Tipps für die Einstellung und Einarbeitung

Nahezu jede Zahnarztpraxis sucht aktuell nach Zahnmedizinischen Fachangestellten und wird dabei nicht immer fündig. Eine vielversprechende Möglichkeit, den Bewerberpool deutlich zu vergrößern, ist die Berücksichtigung von QuereinsteigerInnen für die Zahnarztpraxis.

Damit die Einstellung von QuereinsteigerInnen zu einem langfristigen und vor allem zufriedenen Arbeitsverhältnis für beide Seiten führt, sollten Sie als zahnmedizinischer Arbeitgeber zuvor einige wichtige Faktoren klären.

Fernlehrgang Wiedereinstieg/Quereinstieg in das Tätigkeitsfeld der Zahnmedizinischen Fachangestellten

• Du bist Wieder- oder QuereinsteigerIn mit anderem beruflichen Hintergrund
• 6 Monate Fernlehrgang + Prüfungsphase mit 5-6 Stunden Lernzeit pro Woche
• Lernen, angepasst an Deine Lebenssituation – egal ob Vollzeitjob oder mit Familie
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Zahnarztpraxis als Arbeitgeber – Was die Praxis bei QuereinsteigerInnen attraktiv macht

Punkten können Zahnarztpraxen bei QuereinsteigerInnen aus dem Gast- und Hotelgewerbe, aber auch aus dem Krankenhausbereich, vor allem mit geregelten Arbeitszeiten und dem Wegfall von Wochenend- und Feiertagsschichten. Außerdem bieten Sie einen sicheren Arbeitsplatz, den MitarbeiterInnen aus anderen Branchen spätestens seit der Corona-Pandemie sehr zu schätzen wissen.

Die zahnmedizinische Versorgung wird auch in Zukunft unverzichtbar bleiben, was langfristige Beschäftigungsperspektiven bietet. Zudem schätzen viele QuereinsteigerInnen die sinnstiftende Tätigkeit im Gesundheitswesen und den direkten Kontakt mit Patienten, die dankbar für kompetente zahnmedizinische Betreuung sind.

Worauf Sie bei der Einstellung von QuereinsteigerInnen in der Zahnarztpraxis achten sollten

Die Stellenbeschreibung

Evaluieren Sie zunächst, für welche Position in Ihrer Zahnarztpraxis Sie Personal suchen. Welche Aufgaben soll die neue Person übernehmen? Wo muss Ihr Praxisteam entlastet werden? Die Erarbeitung der Rollenbeschreibung besprechen Sie idealerweise im Team. Ihr zahnmedizinisches Praxisteam weiß am besten, wo sie Unterstützung im zahnärztlichen Praxisalltag benötigen.

Wenn Sie Personal für die zahnärztliche Assistenz, in der zahnmedizinischen Funktionsdiagnostik oder für die Durchführung von Röntgenaufnahmen benötigen, kommen QuereinsteigerInnen ohne Ausbildung aus einem medizinischen Umfeld nicht sofort in Frage. Der Aufwand der Einarbeitung wäre zu groß und zeitaufwändig. Hier können Sie aber in Ihrer Stellenanzeige Gesundheits- und KrankenpflegerInnen, OTAs, MTAs etc. als QuereinsteigerInnen ansprechen.

Typische Aufgaben für QuereinsteigerInnen in der Zahnarztpraxis

Es gibt einige Aufgaben im zahnärztlichen Praxisalltag, die sehr gut von QuereinsteigerInnen aus zahnmedizinfremden Branchen übernommen werden können:

• Patienten empfangen und in der Zahnarztpraxis aufnehmen
• Zahnärztliche Sprechstundenorganisation
• Terminvergabe für zahnmedizinische Behandlungen
• Telefondienst in der Zahnarztpraxis
• Bestellungen von zahnmedizinischen Materialien und Materialverwaltung
• Back Office Aufgaben, wie z.B. Postein- und ausgang, Emails beantworten, Arztbriefe schreiben, Scannen etc.
• Administrative Hilfsarbeiten im Abrechnungsbereich

Wichtig ist jedoch auch die Kenntnis darüber, welche Tätigkeiten von QuereinsteigerInnen nicht durchgeführt werden dürfen. Laut Zahnheilkundegesetz und Strahlenschutzverordnung sind folgende Aufgaben ausgebildeten ZFAs oder Personen mit entsprechenden Zusatzqualifikationen vorbehalten:

• Anfertigung von Röntgenaufnahmen (Ausnahme: Quereinsteiger mit medizinischer Ausbildung und nachgewiesenen Kenntnissen im Strahlenschutz)
• Professionelle Zahnreinigung und zahnmedizinische Präventionsmaßnahmen
• Selbstständige Aufbereitung von zahnmedizinischen Instrumenten und Sterilgut
• Delegierte zahnärztliche Leistungen wie Fissurenversiegelung oder Fluoridierung

Das Profil von QuereinsteigerInnen für die Zahnarztpraxis

Nachdem Sie die geeigneten Tätigkeitsbereiche für QuereinsteigerInnen in Ihrer Praxis identifiziert haben, gilt es zu überlegen, welche Persönlichkeitsmerkmale und beruflichen Vorerfahrungen zum Erfolg führen können.

Welche konkreten Kompetenzen benötigt jemand für eine erfolgreiche Mitarbeit in Ihrem zahnmedizinischen Team? Suchen Sie beispielsweise Verstärkung für den Empfangsbereich, sind KandidatInnen mit Erfahrung in der Gästebetreuung, an Rezeptionen oder vergleichbaren Positionen mit direktem Kundenkontakt ideal geeignet.

Besonders vielversprechend sind BewerberInnen mit Hintergrund in der Hotellerie, Gastronomie oder anderen serviceorientierten Branchen. Diese Personen haben gelernt, auch in hektischen Situationen freundlich, geduldig und lösungsorientiert zu agieren. Eine wertvolle Eigenschaft, wenn es darum geht, ängstliche PatientInnen zu beruhigen oder in Stresssituationen einen kühlen Kopf zu bewahren – Szenarien, die im zahnärztlichen Alltag regelmäßig vorkommen.

Für administrative Aufgaben und Telefondienste eignen sich hingegen BewerberInnen mit Büroerfahrung, aus Callcentern oder dem Kundenservice besonders gut. Ein deutlicher Vorteil liegt bei KandidatInnen, die bereits Erfahrung mit Terminkoordination, strukturierter Büroorganisation oder der telefonischen Betreuung von Kunden sammeln konnten. Diese Fähigkeiten sind in der täglichen Praxisorganisation unverzichtbar und erleichtern den Einstieg in die zahnmedizinische Arbeitswelt erheblich.

Wichtige Softskills von QuereinsteigerInnen für die Zahnarztpraxis

Bei der Auswahl geeigneter QuereinsteigerInnen für Ihre Zahnarztpraxis spielen persönliche Eigenschaften eine herausragende Rolle – oftmals sogar eine größere als formale Qualifikationen. Besonders wertvoll sind authentisches Interesse an zahnmedizinischen Themen, Lernbereitschaft und die Fähigkeit, sich flexibel auf neue Situationen einzustellen.

Im Bewerbungsgespräch lohnt es sich, gezielt nach der individuellen Motivation zu fragen: Was reizt die Person konkret an einer Tätigkeit in der Zahnmedizin? Welche beruflichen Ziele verfolgt sie mittel- und langfristig? Anhand der Antworten können Sie einschätzen, ob die Bereitschaft besteht, sich in die komplexe Welt der Zahnmedizin einzuarbeiten und langfristig in diesem Bereich zu bleiben.

Für den nachhaltigen Erfolg als Arbeitgeber ist es essenziell, dass Sie Ihren MitarbeiterInnen – sowohl den neu eingestellten als auch den langjährigen – konkrete Entwicklungsperspektiven aufzeigen. Nur wenn KollegInnen persönliche Wachstumsmöglichkeiten erkennen, bleiben sie motiviert und der Praxis langfristig erhalten.

Für den unmittelbaren Patientenkontakt in der Zahnarztpraxis sind bestimmte charakterliche Eigenschaften unverzichtbar: Eine natürliche Offenheit im Umgang mit Menschen, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und echte Empathie – besonders wenn es darum geht, Patienten mit akuten Zahnschmerzen oder Behandlungsängsten einfühlsam zu begegnen.

Vergessen Sie nicht, Ihr bestehendes Praxisteam in den Auswahlprozess einzubinden. Die fachliche und persönliche Integration neuer KollegInnen gelingt nur, wenn diese auch menschlich ins bestehende Team passen. Eine frühzeitige Einbindung Ihrer ZFAs in die Personalentscheidung fördert zudem die spätere Akzeptanz und Unterstützung bei der Einarbeitung.

So klappt es mit der Einarbeitung von QuereinsteigerInnen in der Zahnarztpraxis

Wenn Sie erfolgreich eine/n QuereinsteigerIn für Ihre Zahnarztpraxis gewinnen konnten, geht es als nächstes an eine gute Vorbereitung für die neuen Aufgaben im zahnmedizinischen Praxisalltag. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung einer gelungenen Einarbeitung für die Mitarbeiterzufriedenheit. Andersherum ist eine schlecht umgesetzte Einarbeitung ein sicherer Weg für vorzeitige Kündigungen.

Eine Einarbeitung in der Zahnarztpraxis findet immer auf drei Ebenen statt:

Entwickeln Sie – idealerweise im gesamten Praxisteam – einen strukturierten Einarbeitungsplan, der alle drei genannten Ebenen umfasst. Besonders wichtig ist ein speziell angepasster Einarbeitungsplan für QuereinsteigerInnen, der präzise auf die zahnmedizinischen Aufgaben- und Prozessbereiche zugeschnitten ist. Stellen Sie sicher, dass jedes neue Teammitglied – ob ausgebildete ZFA oder QuereinsteigerIn – einen persönlichen "Onboarding-Buddy" erhält. Diese Bezugsperson fungiert in der kritischen Anfangsphase als primärer Ansprechpartner für fachliche Fragen zur Zahnmedizin, informelle Themen wie Teamdynamik und interne Abläufe sowie als vertrauensvolle Anlaufstelle bei auftretenden Herausforderungen.

Idealerweise bereiten Sie QuereinsteigerInnen durch eine spezielle Fortbildung für QuereinsteigerInnen auf den neuen Aufgabenbereich in der Zahnarztpraxis vor. Solche Fortbildungen werden meist als flexible Online-Kurse oder Webinare angeboten, die eine zeitlich individuelle Bearbeitung ermöglichen. Durch diese speziellen Fortbildungen erlernen die neuen KollegInnen alle Grundlagen, die wichtig in der Zahnarztpraxis sind: Zahnmedizinische Terminologie, Grundlagen der BEMA- und GOZ-Abrechnung, zahnärztliches Formularwesen, Hygienestandards in der Zahnarztpraxis, Datenschutzgrundlagen, der richtige Umgang mit Zahnarztpatienten und das Erkennen von zahnmedizinischen Notfällen.

Fortbildungen für QuereinsteigerInnen in der Zahnmedizin können auch bereits vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag angetreten werden. Sie erleichtern dadurch enorm den Aufwand für das restliche Praxisteam, was die Einarbeitung und vor allem die Vermittlung von Grundlagenkenntnissen in der Zahnarztpraxis angeht.

Auch Tagesveranstaltungen zum Thema zahnärztliches Terminmanagement, zahnmedizinische Abrechnung oder Praxismanagement sind für QuereinsteigerInnen in der Anfangsphase sehr sinnvoll. Eine mögliche Auswahl an geeigneten Fortbildungen finden Sie in unserem Fortbildungskatalog.

Mit diesem Vorgehen können Sie die Einarbeitungszeit von QuereinsteigerInnen erheblich reduzieren. Planen Sie dennoch etwa 6 Monate ein, bis das neue Teammitglied in allen Bereichen der Zahnarztpraxis vollständig integriert ist und seinen zahnmedizinischen Aufgabenbereich eigenständig und produktiv bewältigen kann.

Mit zunehmender Erfahrung können QuereinsteigerInnen bei entsprechendem Interesse und geeigneten Fähigkeiten schrittweise an komplexere zahnmedizinische Tätigkeiten herangeführt werden oder sogar eine ZFA-Umschulung beginnen. Langfristig engagierte QuereinsteigerInnen haben nach mehrjähriger Praxiserfahrung die Möglichkeit, bei der Zahnärztekammer die Zulassung zur Externenprüfung zu beantragen und den offiziellen ZFA-Berufsabschluss nachträglich zu erwerben. Beachten Sie auch, dass viele Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Zahnarztpraxis förderfähig sind – detaillierte Informationen dazu erhalten Sie direkt bei den jeweiligen Fortbildungsanbietern.

Fazit zum Thema Einstellung von QuereinsteigerInnen in Zahnarztpraxen

Eine sorgfältige Analyse der Anforderungen in Ihrer Zahnarztpraxis bildet das Fundament für erfolgreiche Personalentscheidungen. Haben Sie Ihre offenen Positionen klar definiert – mit ihren spezifischen Aufgaben und Verantwortungsbereichen – können Sie gezielt nach passenden Kandidatenprofilen suchen. Die Berufswelt außerhalb der Zahnmedizin bietet dabei einen reichen Pool an talentierten Menschen, deren Vorerfahrungen und übertragbare Kompetenzen Ihre Praxis bereichern können.

In der aktuellen Arbeitsmarktlage erweist sich der Quereinstieg als strategischer Vorteil für beide Seiten: Ihre Zahnarztpraxis profitiert von motivierten, lernbereiten Mitarbeitenden mit frischen Perspektiven, während die QuereinsteigerInnen Zugang zu einem krisensicheren Berufsfeld mit attraktiven Arbeitsbedingungen erhalten. Besonders Menschen aus serviceorientierten Berufen bringen wertvolle Fähigkeiten mit – ihre natürliche Patienten- und Serviceorientierung sowie ihre Kompetenz im Umgang mit anspruchsvollen Situationen sind in der Zahnmedizin, wo viele Patienten mit Ängsten und Unsicherheiten kämpfen, von unschätzbarem Wert.

Um qualifizierte BranchenwechslerInnen für Ihre Praxis zu gewinnen, sollten Sie Ihre Vorzüge als zahnmedizinischer Arbeitgeber klar kommunizieren: geregelte Arbeitszeiten ohne Wochenend- und Nachtdienste, langfristige Beschäftigungssicherheit und sinnstiftende Tätigkeit sind überzeugende Argumente. Auf unserer Plattform ZFA mal anders können Sie mit aussagekräftigen Stellenanzeigen gezielt nach QuereinsteigerInnen suchen – unsere spezialisierte Stellenbörse hat bereits zahlreiche erfolgreiche Verbindungen zwischen zahnmedizinischen Einrichtungen und motivierten BranchenwechslerInnen hergestellt.