Berichtsheft in der ZFA-Ausbildung: Pflichten, Inhalt und Beispiele

Im Gesetz heißt es „Ausbildungsnachweis“, in den meisten Praxen und Berufsschulen weiter „Berichtsheft“. Gemeint ist dasselbe: Du hältst fest, was Du in der Ausbildung gemacht und gelernt hast.

Was das Berichtsheft ist und wofür Du es brauchst

Der Ausbildungsnachweis dokumentiert Deine Ausbildung in Praxis und Berufsschule. Zusammen mit dem betrieblichen Ausbildungsplan zeigt er laut BIBB, ob alle Inhalte des Ausbildungsrahmenplans vermittelt wurden. Im Streitfall kann er als Beweis dienen.

Vor allem ist er Zulassungsvoraussetzung: Zur Abschlussprüfung wird nur zugelassen, wer den Ausbildungsnachweis über die Praxis schriftlich oder elektronisch vorgelegt hat (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG). Das gilt bei der ZFA für beide Teile der Abschlussprüfung (§ 44 BBiG). Benotet wird er dort nicht.

Deine Pflichten und die Deiner Praxis

Wie oft Du schreibst, steht nicht im Gesetz. Der Hauptausschuss des Bundesinstituts für Berufsbildung empfiehlt in seiner Empfehlung Nr. 156, den Nachweis täglich oder wöchentlich zu führen, stichwortartig und in möglichst einfacher Form, etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche. Deine Ausbilderin oder Dein Ausbilder soll die Einträge mindestens monatlich prüfen und mit Datum und Unterschrift bestätigen. Manche Kammern verlangen mehr: Die Bayerische Landeszahnärztekammer etwa sieht vor, dass Ausbildende die Wochenberichte einmal pro Woche bestätigen.

Weil Du den Nachweis am Arbeitsplatz führen darfst, gehört er in die Arbeitszeit. Die BLZK schreibt ausdrücklich, dass das Führen zur Ausbildungszeit zählt. Du musst ihn also nicht in Deiner Freizeit schreiben. Hefte, Formblätter oder Software stellt Dir die Praxis laut Empfehlung Nr. 156 kostenlos zur Verfügung. Bist Du minderjährig, sollen auch Deine Eltern den Nachweis in angemessenen Abständen sehen und bestätigen.

Schriftlich oder elektronisch

Seit Oktober 2017 darf der Ausbildungsnachweis auch elektronisch geführt werden. Welche Form gilt, legt Ihr zu Beginn im Ausbildungsvertrag fest. Zwei Fälle unterscheidet das BIBB:

• Am PC geschrieben, ausgedruckt: Das zählt als schriftlicher Nachweis. Er wird ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben.
• Elektronisch: Du führst ihn in einer speziellen Software. Die Unterschrift kann dann elektronisch erfolgen.

Was Deine Kammer zur Anmeldung genau sehen will, regelt sie selbst. Bei der BLZK zum Beispiel darfst Du am PC ausfüllen, reichst den Nachweis für die Anmeldung zu Teil 1 bzw. Teil 2 aber ausgedruckt und unterschrieben beim Zahnärztlichen Bezirksverband ein.

Was hineingehört

Der Nachweis soll laut BIBB den Bezug zum Ausbildungsrahmenplan erkennen lassen. Am besten ordnest Du Deine Tätigkeiten den Berufsbildpositionen zu, also den nummerierten Inhalten des Ausbildungsrahmenplans. In den Nachweis gehören:

• die Tätigkeiten in der Praxis, kurz und konkret, mit Bezug zur Berufsbildposition,
• die Themen aus der Berufsschule, mit Lernfeld,
• laut BIBB-Empfehlung möglichst auch die zeitliche Dauer der Tätigkeiten,
• Unterweisungen und Schulungen, etwa zu Hygiene, Arbeitsschutz oder Strahlenschutz,
• Datum bzw. Ausbildungswoche, Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit,
• Deine Unterschrift und die Deiner Ausbilderin oder Deines Ausbilders.

Bei der BLZK besteht der Nachweis aus drei Teilen: dem unterschriebenen betrieblichen Ausbildungsplan, einem Wochenbericht für jede Ausbildungswoche und mindestens drei individuellen Berichten pro Ausbildungsjahr, deren Themen die Praxis festlegt. Für die Wochenberichte reichen laut BLZK Stichpunkte.

Patientendaten haben im Berichtsheft nichts zu suchen. Beschreib, was Du gemacht hast, nicht bei wem. Das folgt aus der Schweigepflicht, die Du ab dem ersten Tag einhältst.

Beispiel-Einträge

Die folgenden Einträge sind Beispiele. Sie zeigen Form und Detailgrad, keine „Lösung“. Dein Berichtsheft beschreibt, was Du tatsächlich gemacht hast. Die Klammern verweisen auf Berufsbildposition und Buchstabe im Ausbildungsrahmenplan bzw. auf das Lernfeld.

Vorlagen der Zahnärztekammern

Einige Kammern stellen eigene Vorlagen und Ausfüllhilfen bereit. Aufbau und Abgabeweg unterscheiden sich. Nimm deshalb die Vorlage Deiner zuständigen Kammer, nicht eine beliebige aus dem Netz. Die BLZK bietet zum Beispiel Vorlagen für Ausbildungsplan und Wochenbericht mit Ausfüllhilfe an. Welche Kammer für Dich zuständig ist, steht in der Übersicht nach Kammer. Dort steht auch, welche Form des Berichtshefts Deine Kammer vorgibt.

Typische Fehler vermeiden

• Nachträglich schreiben. Wer Wochen später nachträgt, erinnert sich ungenau. Schreib im Wochenrhythmus.
• Zu allgemein bleiben. „Assistenz“ sagt wenig. „Assistenz bei Wurzelkanalbehandlung, Spüllösungen bereitgestellt“ zeigt, was Du gelernt hast.
• Unterschriften vergessen. Fehlende Unterschriften kurz vor der Anmeldung nachzuholen, kostet Zeit. Lass regelmäßig abzeichnen.
• Lücken ignorieren. Fehlen nach Monaten ganze Berufsbildpositionen, sprich das früh an. Die Inhalte zu vermitteln, ist Aufgabe Deiner Praxis.

Quellen

• § 11 BBiG – Vertragsabfassung (Form des Ausbildungsnachweises)
• § 13 BBiG – Verhalten während der Berufsausbildung
• § 14 BBiG – Pflichten der Ausbildenden
• § 43 BBiG – Zulassung zur Abschlussprüfung
• § 44 BBiG – Zulassung bei zeitlich auseinanderfallenden Prüfungsteilen
• BIBB-Hauptausschuss: Empfehlung Nr. 156 zum Führen von Ausbildungsnachweisen
• BIBB: Ausbildung gestalten – Zahnmedizinischer Fachangestellter und Zahnmedizinische Fachangestellte (2022)
• Bayerische Landeszahnärztekammer: Ausbildungsnachweis ZFA
• Verordnung über die Berufsausbildung zum Zahnmedizinischen Fachangestellten und zur Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZahnmedAusbV) vom 16. März 2022
• Bundeszahnärztekammer: Zahnärztekammern der Länder