Factoring: Wie finde ich die passende Abrechnungsstelle für die Zahnarztpraxis?

In vielen Zahnarztpraxen wird die Privatliquidation von einem externen Abrechnungsunternehmen übernommen. Meistens handelt es sich dabei um Anbieter von sogenanntem Factoring. Warum das so ist, welche Alternativen es gibt und wie sich ein passendes Factoring-Unternehmen finden lässt, klären wir in diesem Beitrag.

Was ist Factoring überhaupt?

Factoring ist eine besondere Form der am Markt verfügbaren Abrechnungsdienstleistungen. So sind beim sogenannten echten Factoring neben der Honorarabrechnung auch eine Vorfinanzierung (vorzeitige Auszahlung) der Honorare und die Übernahme des Ausfallrisikos (Delkredererisikos) inkludiert.

So profitieren Zahnärzte davon, ihr Honorar ausgezahlt zu bekommen, noch bevor der Patient seine Rechnung beglichen hat. Je nach Tarif ist der Auszahlungstermin vertraglich festgelegt (beispielsweise Überweisung des Honorars innerhalb von 7 oder 30 Tagen nach Einreichung der Abrechnungsdaten).

Vergleich der Abrechnungsformen

Neben diesem Liquiditätsvorteil wird das Risiko potenzieller Zahlungsausfälle (sogenanntes Delkredererisiko) vollständig vom Factoring-Anbieter übernommen. Um im Falle eines potenziellen Zahlungsausfalles nicht auf eigenen Fremdkosten sitzen zu bleiben, entscheiden sich Zahnärzte, die die Privatliquidation outsourcen, meistens für Factoring.

Privatabrechnung selbst durchführen oder auslagern?

Die Frage, ob die Privatabrechnung besser ausgelagert oder intern abgewickelt wird, z.B. durch eine eigene Abrechnungsmanagerin, ist nicht leicht zu beantworten. Vielmehr gibt es diverse Einflussfaktoren, die bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen sind.

Variante 1: interne Abrechnung

Soll die zahnärztliche Privatabrechnung intern gelöst werden, wird üblicherweise eine ZFA mittels Abrechnungsfortbildung befähigt, das notwendige gebührenrechtliche Wissen zu erlangen, um die Abrechnung in der Praxis durchführen zu können. Anschließend wird die Privatabrechnung von dieser ZFA dann nebenbei erledigt. Ein häufig genannter und offensichtlicher Vorteil ist, dass die ZFA die Patienten üblicherweise bereits alle persönlich kennt.

Doch die interne Lösung birgt auch zahlreiche Risiken, die nicht zu unterschätzen sind. Denn im hektischen Alltag kommen auf diese ZFA fortan viele weitere Aufgaben zu: die Abrechnung von Privatleistungen, das Nachhalten von Geldeingängen, das eventuelle Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen bis hin zum Inkasso. Die dafür erforderliche Zeit fehlt an anderer Stelle. Zudem stellt sich die Frage, wer im Falle eines urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfalls der internen Abrechnungskraft die Abrechnung übernimmt bzw. wie lange diese unbearbeitet liegen bleiben kann.

Ein weiterer häufig unterschätzter Punkt ist das Thema Weiterbildung. Das Wissen um die aktuellen gebührenrechtlichen Entwicklungen und Entscheidungen ist obligatorisch, um eine nachhaltig korrekte Privatabrechnung vornehmen zu können. Die hierfür notwendigen Zeitfenster müssen seitens der Zahnarztpraxis eingeräumt werden.

Vor- und Nachteile der internen Abrechnung

Variante 2: externe Abrechnung (Factoring)

Wird die Honorarabrechnung an ein externes Factoring-Unternehmen ausgelagert, übernimmt dieses die vollständige Abwicklung der Privatliquidation. Die übermittelten Daten werden auf Plausibilität überprüft, optimiert, der Rechnungsdruck und -versand übernommen und der Zahlungseingang überprüft. Im Falle von Zahlungsstörungen, wird das Inkasso seitens der Factors übernommen. Selbst bei einem Zahlungsausfall erhält die Zahnarztpraxis ihr Honorar. Ein weiterer großer Vorteil des Factorings ist die meist inkludierte Vorfinanzierung, also eine vorzeitige Auszahlung der Honorare.

Vor- und Nachteile der externen Abrechnung (Factoring)

Passende Abrechnungsdienstleister finden

Sofern die Entscheidung für ein externes Abrechnungsunternehmen gefallen ist, stellt sich die Frage der Anbieterauswahl. Bei der Masse an medizinischen Factoring-Anbietern ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Noch schwieriger ist es, den für sich passenden Anbieter in diesem intransparenten Markt ausfindig zu machen. Anbieter veröffentlichen häufig keine Konditionen und müssten individuell für ein Angebot angefragt werden.

Eine Unterstützung bei der Entscheidungsfindung können online Vergleichsrechner für medizinische Abrechnungsstellen sein. So können Zahnärzte auf Vergleichsplattformen wie abrechnungsstelle.com einen kostenlosen und unverbindlichen Vergleich passender Factoring-Dienstleister durchführen.