Teamarbeit in der Zahnarztpraxis – was im Alltag wirklich hilft

Der nächste Patient sitzt schon im Wartezimmer, das Behandlungszimmer ist noch nicht vorbereitet, am Empfang klingelt das Telefon, und aus Zimmer 2 kommt die Frage nach dem Röntgenbild. Wer in einer Zahnarztpraxis arbeitet, kennt solche Minuten. Ob sie im Chaos enden oder ruhig ablaufen, hängt selten an einer einzelnen Person. Es hängt daran, wie das Team zusammenarbeitet.

Große Teambuilding-Programme passen in die wenigsten Praxen. Die Ansätze unten brauchen wenig Zeit und lassen sich auch dann umsetzen, wenn Du keine Leitungsfunktion hast.

Kurze Absprachen statt langer Sitzungen

Eine Besprechung von fünf bis zehn Minuten vor Sprechstundenbeginn reicht für das Wichtigste: Wer ist heute in welchem Zimmer, wer am Empfang, wer in der Aufbereitung? Welche Behandlungen sind länger geplant, wer kommt mit besonderem Betreuungsbedarf, welches Gerät macht Probleme? Wenn das einmal am Morgen geklärt ist, entfallen viele Rückfragen im Laufe des Tages.

Was nicht in die Morgenrunde passt, sammelt Ihr für die nächste Teambesprechung. Ein fester Platz dafür hilft, etwa eine Liste im Pausenraum oder ein Bereich in der Praxissoftware.

Für schnelle Infos zwischendurch nutzen viele Teams Messenger. Patientendaten gehören dort nicht hinein. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und als ZFA unterliegst Du der Schweigepflicht (§ 203 StGB). Was einen Patienten betrifft, läuft über die Praxissoftware oder das vereinbarte interne System.

Zuständigkeiten sichtbar machen

Doppelarbeit und liegengebliebene Aufgaben entstehen meist, weil niemand genau weiß, wer dran ist. Ein einfacher Plan hilft: Wer bestellt Material, wer kontrolliert die Haltbarkeit von Medikamenten und Füllungsmaterialien, wer kümmert sich um den Recall, wer um die Wartungstermine der Geräte?

Manche Aufgaben brauchen eine benannte Person mit passender Qualifikation, etwa die Hygiene, das Qualitätsmanagement oder die Arbeit mit Röntgenstrahlung. Hier ist es besonders wichtig, dass jede und jeder weiß, wer verantwortlich ist und wer vertritt.

Unbeliebte Aufgaben können im Wechsel laufen. Dann bleibt das Ausräumen des Thermodesinfektors oder die Inventur nicht immer an denselben Leuten hängen.

Saubere Übergaben

Viele Fehler passieren an Übergängen: zwischen Assistenz und Empfang, zwischen Früh- und Spätdienst, zwischen Prophylaxe und Behandlung. Hilfreich ist eine feste Reihenfolge, die alle kennen. Am Empfang heißt das zum Beispiel: Welche Leistung wurde erbracht, ist der nächste Termin vereinbart, was müssen Patient:innen noch mitbekommen? Mehr zur Arbeit dort steht im Artikel Rezeption und Telefon in der Zahnarztpraxis.

In der Assistenz helfen vorbereitete Trays oder Checklisten je Behandlungsart. Wer neu im Team ist oder aus der Prophylaxe einspringt, weiß dann, was bereitliegen muss, ohne jedes Mal nachzufragen.

Feedback geben, ohne Streit anzufangen

Konflikte gehören zur Arbeit unter Zeitdruck. Schwierig wird es, wenn sie im Behandlungszimmer vor Patient:innen ausgetragen werden oder sich über Wochen aufstauen.

Was hilft:

• Den richtigen Moment wählen. Kritik gehört nicht in die laufende Behandlung, sondern in ein kurzes Gespräch danach, unter vier Augen.
• Das Verhalten beschreiben, nicht die Person. „Wenn die Instrumente für die Füllung nicht vollständig sind, muss ich die Behandlung unterbrechen“ wirkt anders als „Du bist immer so schlampig“.
• Einen Vorschlag mitbringen. Zum Beispiel eine Checkliste für das Tray oder fünf Minuten mehr Puffer zwischen zwei Terminen.

Wenn sich ein Konflikt nicht im Team klären lässt, ist die Praxisleitung oder das Praxismanagement die richtige Ansprechstelle. Das ist kein Petzen. Es ist ihre Aufgabe, Abläufe und Zusammenarbeit zu regeln.

Anerkennung im Alltag

Ein konkretes Danke wirkt mehr als ein allgemeines Lob. „Danke, dass Du heute die Abrechnung vom Vormittag übernommen hast“ zeigt, dass jemand gesehen hat, was Du getan hast. Das kostet nichts und funktioniert in jede Richtung, auch von der ZFA zur Chefin.

Größere Gesten wie ein Teamausflug oder ein Zuschuss zur Fortbildung liegen bei der Praxisleitung. Anregungen dazu stehen in den Artikeln über Teamevents für den Praxisausflug und Geschenkideen für ZFA.

Praxisgröße verändert die Zusammenarbeit

In einer kleinen Praxis mit einem Behandler übernimmt oft jede ZFA fast alles. Das ist abwechslungsreich, aber Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit sind knapp. Hier lohnt es sich, Aufgaben wie Abrechnung oder Hygiene so zu dokumentieren, dass eine Kollegin sie übernehmen kann.

In größeren Praxen, Berufsausübungsgemeinschaften oder Z-MVZ gibt es meist feste Bereiche wie Prophylaxe, Chirurgie-Assistenz, Empfang oder Abrechnung und oft eine eigene Praxismanagerin. Dort ist der Informationsfluss zwischen den Bereichen die größte Aufgabe. Feste Ansprechpersonen je Bereich und eine kurze gemeinsame Runde pro Woche helfen.

Fünf Dinge, die Du morgen ausprobieren kannst

1. Frag in der Morgenrunde nach einer Sache, die heute anders läuft als sonst.
2. Biete Hilfe an, wenn eine Kollegin sichtbar unter Druck steht, auch wenn es nicht Dein Bereich ist.
3. Sag einer Kollegin konkret, was sie heute gut gemacht hat.
4. Frag nach, wenn eine Anweisung unklar ist, statt zu raten.
5. Notiere einen Ablauf, der Euch regelmäßig Zeit kostet, und bring ihn in die nächste Teambesprechung.

Wenn sich trotz aller Mühe nichts bewegt und Dich die Zusammenarbeit dauerhaft belastet, darfst Du auch über einen Wechsel nachdenken. Worauf Du bei der Suche achten kannst, steht im Ratgeber So findest Du die richtige Stelle.